Politique de confidentialité du service

Cette politique concerne le service Syndiko, accessible sur app.syndiko.io, et en particulier ce qui se passe lorsque vous y connectez votre messagerie professionnelle Gmail ou Outlook. Syndiko est une boîte mail conçue pour les syndics de copropriété : elle affiche vos emails, les classe, les relie aux immeubles et aux copropriétaires que vous gérez, et vous permet d'y répondre.

Le site de présentation www.syndiko.io et son formulaire d'inscription à la liste d'attente relèvent d'un texte distinct, la politique de confidentialité du site.

Le service est en bêta privée. Cette page décrit ce qu'il fait aujourd'hui et suivra ses évolutions.

Le responsable du traitement est Dylan Di Filippo, fondateur de Syndiko, joignable à l'adresse hello@syndiko.io. Syndiko n'est pas encore constituée en société ; cette page sera mise à jour avec la raison sociale, l'adresse et le numéro d'entreprise dès que ce sera le cas.

Connecter une boîte Gmail ou Outlook revient à autoriser Syndiko à y accéder pour votre compte. Cette autorisation porte sur :

• le contenu de vos emails, c'est-à-dire les expéditeurs, les destinataires, les objets, le corps des messages et les pièces jointes
• la capacité d'envoyer des messages en votre nom, quand vous rédigez ou répondez depuis Syndiko
• la capacité d'agir sur les messages dans la boîte elle-même, pour que les marquer comme lus, les archiver ou les ranger dans un dossier depuis Syndiko se répercute chez votre fournisseur
• les réglages de votre boîte, notamment vos identités et adresses d'envoi, pour que vos messages partent de la bonne adresse
• vos contacts, en lecture seule, pour vous proposer des destinataires au fil de la frappe quand vous rédigez un message
• les jetons d'accès délivrés par Google ou Microsoft à l'issue de l'autorisation OAuth, que nous conservons chiffrés en AES-256-GCM

Nous ne connaissons pas le mot de passe de votre messagerie et nous ne vous le demandons jamais. L'autorisation se donne sur l'écran de connexion de Google ou de Microsoft, et se retire au même endroit.

S'y ajoutent les données de votre compte Syndiko : votre adresse email et votre nom, ainsi que ce que vous saisissez ou importez dans l'application, à savoir vos immeubles, vos lots, vos copropriétaires, vos fournisseurs et vos tâches.

Le premier usage est d'afficher et d'organiser votre boîte. Syndiko est avant tout un client de messagerie : il vous montre vos messages, les range et vous permet d'y répondre.

Le deuxième est le classement. Chaque email reçu passe par une analyse automatisée de son contenu, qui lui attribue une catégorie et un niveau d'urgence, puis le rattache quand c'est possible à un immeuble, à un contact ou à une tâche existante. C'est le cœur du service, et la raison pour laquelle il a besoin du contenu de vos messages plutôt que de leurs seuls en-têtes.

Le troisième est la rédaction assistée. Quand vous le demandez, Syndiko prépare un brouillon de réponse à partir du fil de discussion et du contexte que vous avez enregistré. Rien ne part sans que vous l'ayez relu et envoyé vous-même.

La base légale de ces traitements est l'exécution du contrat qui nous lie pour la fourniture du service (article 6.1.b du Règlement général sur la protection des données), et votre consentement pour la connexion de votre messagerie (article 6.1.a). Ce consentement se retire à tout moment, sans justification, en déconnectant la boîte depuis les réglages de Syndiko ou depuis votre compte Google ou Microsoft.

L'accès de Syndiko à vos données Gmail est régi par la politique de Google relative aux données utilisateur des API. Nous en reprenons ici la déclaration, dans sa formulation officielle :

« Syndiko's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. »

En français : l'usage que Syndiko fait des informations reçues des API Google, comme leur transfert éventuel vers toute autre application, respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences de Limited Use. Concrètement, nous nous engageons sur les points suivants.

• Les données de votre boîte Gmail servent uniquement à faire fonctionner les fonctionnalités que vous avez sous les yeux : l'affichage de vos messages, leur classement, leur rattachement à vos immeubles et à vos contacts, la suggestion de destinataires quand vous rédigez, et la rédaction assistée de vos réponses.
• Elles ne sont utilisées à aucune fin publicitaire, ni pour du ciblage, ni pour de la mesure.
• Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à quiconque.
• Aucun être humain ne lit vos emails. Les seules exceptions sont les quatre que prévoit la politique de Google : votre accord explicite et préalable sur des messages précis, le traitement d'un problème de sécurité, une obligation légale à laquelle nous devons répondre, et l'exploitation de données agrégées et anonymisées, dont rien ne peut vous être rattaché.
• Elles ne servent jamais à entraîner des modèles généralisés, ni les nôtres, ni ceux de nos prestataires.

Nous travaillons avec un petit nombre de prestataires, et chacun a un rôle précis.

• Vercel héberge l'application et sert ses pages, sur la région de Francfort (fra1).
• Neon héberge la base de données, également à Francfort.
• Anthropic fournit l'interface de programmation qui réalise l'analyse automatisée du contenu de vos emails, celle qui produit la catégorie, le niveau d'urgence et les rattachements, ainsi que les brouillons de réponse. Le contenu qui lui est transmis n'est pas conservé pour entraîner ses modèles.
• Sentry reçoit les rapports d'erreur de l'application. Les données personnelles en sont filtrées avant l'envoi.
• Google et Microsoft sont, enfin, les fournisseurs de la messagerie que vous connectez. Ils restent responsables de leur propre service, selon leurs conditions.

Certains de ces traitements techniques peuvent avoir lieu en dehors de l'Union européenne, encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. En dehors de ces prestataires, personne n'a accès à vos données.

Les emails et leurs métadonnées sont mis en cache sur nos serveurs tant que la connexion à votre boîte reste active. Ce cache existe pour que l'application reste rapide et pour éviter d'interroger votre fournisseur à chaque affichage. Il n'a pas de vie propre : quand vous déconnectez la boîte depuis Syndiko, il est effacé.

Le classement, lui, survit à la déconnexion. Nous gardons pour chaque message traité sa catégorie, son niveau d'urgence, son rattachement à un immeuble ou à un contact, et de quoi le reconnaître : son expéditeur, son objet et ses premières lignes. C'est ce qui tient vos tâches et l'historique de vos immeubles debout une fois la boîte débranchée. Ces éléments partent avec votre compte, ou plus tôt si vous nous le demandez.

Les jetons d'accès sont conservés jusqu'à la déconnexion de la boîte ou la suppression de votre compte, selon ce qui arrive en premier.

Supprimer votre compte Syndiko supprime les données qui s'y rattachent : les messages en cache, les jetons, vos immeubles, vos lots, vos contacts et vos tâches. Écrivez à hello@syndiko.io pour le demander.

Vous pouvez aussi couper l'accès sans passer par nous, depuis myaccount.google.com/permissions pour Gmail, ou depuis les autorisations d'applications de votre compte Microsoft. L'accès cesse aussitôt ; écrivez-nous ensuite si vous voulez également que les données déjà en cache soient effacées.

L'application dépose deux cookies, l'un et l'autre nécessaires à son fonctionnement. Le premier porte votre session : c'est lui qui vous garde connecté d'une page à l'autre. Le second retient la langue dans laquelle vous utilisez Syndiko.

Aucun des deux ne sert à vous suivre. L'application ne comporte ni mesure d'audience, ni traceur publicitaire, ni bouton de réseau social. Ces cookies étant strictement nécessaires au service que vous avez demandé, ils ne requièrent pas de consentement préalable.

Vous disposez d'un droit d'accès à vos données, de rectification, d'effacement, de limitation et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement. Une demande envoyée à hello@syndiko.io est traitée dans un délai d'un mois.

Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be.

Cette politique évoluera avec le service, en particulier lors de la constitution de la société et de la sortie de la bêta privée. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. Un changement qui touche à l'usage des données de votre messagerie vous sera signalé dans l'application avant de prendre effet.